तंग बैठक बजट, समय के दबाव, संगठनात्मक मुद्दों, होटलों से रचनात्मकता की कमी, खानपान में तेजी से जटिल और महंगा जनादेश, अधिक गतिशील और समृद्ध अनुभवों और परिवर्तन के प्रतिरोध की आवश्यकता - ये 2019 में बैठकों के उद्योग का सामना करने वाली प्रमुख चुनौतियों में से एक हैं। .टीनो हॉस्पिटैलिटी ग्रुप आज के बदलते और जटिल बाजार में प्रभावी रूप से प्रतिस्पर्धा में सामना करने वाली चुनौतियों पर 150 बैठक योजनाकारों और होटल व्यवसायियों का सर्वेक्षण किया। दिलचस्प बात यह है कि कुछ चुनौतियों का सामना करने वाले आंतरिक हैं, अपने स्वयं के संगठनों के भीतर। सभी पहचाने गए सीमित बजट बजट, समय की कमी और कुछ हद तक अनम्य कॉर्पोरेट संस्कृतियाँ जिन्होंने अतिरिक्त समस्याओं जैसे नवाचार की कमी और खराब नियंत्रण को जन्म दिया।
टेनो के अध्यक्ष माइक शुगट कहते हैं, "इनमें से कई चुनौतियां - और उनके समाधान - अन्योन्याश्रित हैं।" वह नोट करते हैं कि पेशेवरों से मिलना यह कह रहा है कि उनके संगठन और कॉर्पोरेट संस्कृतियों के भीतर चिंता है जो परिवर्तन के प्रतिरोध में योगदान करते हैं, परिणामस्वरूप बजट जो नकारात्मक रूप से प्रभावित होते हैं। प्लानर्स यह भी कह रहे हैं कि ये चुनौतियां, समय पर कई मांगों के साथ मिलकर रचनात्मक रणनीतियों को रोकती हैं जो अन्यथा टेनो के सबसे हालिया सर्वेक्षण में बताई गई बाधाओं को हल करने में मदद कर सकती हैं।
माइक शूगट कहते हैं, "टेनो और इसके होटल और डीएमसी सदस्यों के पास हमारे योजनाकार भागीदारों की चुनौतियों को हल करने और मदद करने का एक अनूठा अवसर है।" “हम रचनात्मक, समय बचाने वाले प्रसाद पेश कर सकते हैं जो उनकी निचली रेखा को भी पूरा कर सकते हैं। दरों, तिथियों और स्थान से परे जाने की ज़रूरतों को समझकर, होटल अभिनव, चुनौतियों का समाधान कर सकते हैं जो पर्दे के पीछे योजनाकारों के सामने हैं। "
चुनौती #1 बजट। अपर्याप्त बजट सभी सर्वेक्षण प्रतिभागियों के लिए चुनौती सूची में सबसे ऊपर था। योजनाकारों ने बढ़ती लागतों का हवाला दिया, विशेष रूप से भोजन और पेय पदार्थों से संबंधित, बजट में कोई तुलनीय वृद्धि नहीं हुई। विभिन्न कॉर्पोरेट विभागों से बजट प्राप्त करने की जटिलताएँ कर्मचारियों के प्रशिक्षण से लेकर अनुबंधों पर बातचीत करने तक बैठक प्रक्रिया के हर पहलू को प्रभावित करती हैं। मजबूत अर्थव्यवस्था के बावजूद, कुछ योजनाकारों ने बजट में कटौती की सूचना दी। उत्तरदाताओं ने नोट किया कि पर्याप्त धन प्राप्त करने में असमर्थता बैठक उद्योग में गहन परिवर्तनों की समझ की कमी को दर्शाती है जो कम नहीं बल्कि अधिक निवेश की मांग करती है। आज उपस्थित लोगों की ज़रूरतें बहुत अलग हैं, खासकर मिलेनियल्स और जेनरेशन जेड के बीच, जिन्हें उच्च स्तर की तकनीकी सेवाओं, अधिक जुड़ाव और मनोरंजक गतिविधियों की आवश्यकता होती है - ऐसी ज़रूरतें जिन्हें कम बजट में पूरा करना मुश्किल होता है। फिर भी प्रबंधन और उपस्थित लोगों को बहुत अधिक उम्मीदें थीं।
सुझाया गया समाधान: मौलिक तरीका योजनाकारों को अपना बजट पारदर्शी और संपत्ति के साथ खुले संचार में प्राप्त करना है। हालांकि प्रवृत्ति एक के कार्ड को बनियान के करीब खेलने की हो सकती है, बातचीत की शुरुआत से पारदर्शिता प्रभावी योजना और लागत को ध्यान में रखते हुए महत्वपूर्ण है। हालांकि कई योजनाकारों को लगता है कि उन्हें अपनी बजटीय चिंताओं को वापस रखना चाहिए जब तक कि नियोजन प्रक्रिया में आगे नहीं बढ़ें, बैठकों के उद्देश्यों और संसाधनों के प्रति ईमानदार और व्यापक दृष्टिकोण होटल मालिकों को यथार्थवादी बजट पेश करने में सक्षम बनाएगा।
चुनौती # 2 समय की कमी। समय का दबाव हर व्यवसाय और संगठन पर प्रभाव डालता है, लेकिन कुछ चिंताओं में बैठकों उद्योग के लिए विशेष रूप से प्रभाव होता है। वस्तुतः सभी उत्तरदाताओं ने समय की कमी का हवाला दिया और उन चुनौतियों की पहचान की जिनके दूरगामी परिणाम हो सकते हैं। उद्योग को प्रभावित करने वाली प्रौद्योगिकी में व्यापक प्रगति के साथ, होटल व्यवसायियों और योजनाकारों ने नोट किया कि तकनीकी विकास के साथ रखने के लिए उनके पास अक्सर समय की कमी होती है। यह समस्या तब बढ़ गई थी जब उपस्थित लोग प्रौद्योगिकी के उपयोग में योजनाकारों और होटलों से आगे थे। नियोजकों और होटल कर्मचारियों की नई पीढ़ी को प्रशिक्षित करना उद्योग की प्रगति की कुंजी है। लेकिन कुछ के पास प्रभावी कार्यक्रम विकसित करने का समय था, जो नई पीढ़ी के विभिन्न दृष्टिकोणों और तकनीकी कौशल को पूरा करने के लिए अनुकूल था। सबसे महत्वपूर्ण रूप से, उत्तरदाताओं ने चिंतित किया कि दिन-प्रतिदिन के काम के भारी विवरणों ने दीर्घकालिक, रणनीतिक योजना के लिए बहुत कम समय छोड़ा है। और शीर्ष समय नुक़सान? बहुत सारे अनावश्यक ई-मेल।
सुझाए गए समाधान: होटल अक्सर लीड के साथ जलमग्न हो जाते हैं और हमेशा 24 घंटे में जवाब देने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। प्लानर्स को प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है ताकि वे प्रतिक्रिया के लिए अपनी समयरेखा बता सकें ताकि होटल और रिसॉर्ट्स उच्च गुणवत्ता की प्रतिक्रिया दे सकें। योजनाकारों के लिए, वे एक समय में अपनी प्रमुख प्रतिक्रियाएं एकत्र कर सकते हैं और आश्वस्त हो सकते हैं कि यदि ब्याज की संपत्तियों के लिए थोड़ा और समय आवंटित किया जाता है, तो प्रतिक्रिया की गुणवत्ता अधिक होने वाली है। ऐसे बैनर जो 6 या 7 से अधिक होटल प्रति स्रोत और कई शहरों में एक होटल द्वारा कम गंभीरता से लिए जाएंगे। इसलिए योजनाकार समय की बचत कर सकते हैं और उनके द्वारा संपर्क किए जाने वाले होटल स्रोतों की संख्या को कम करके प्रतिक्रिया की गुणवत्ता को बढ़ा सकते हैं।
यदि नियोजक प्रक्रिया में तिथियों के साथ लचीलेपन को साझा कर सकते हैं, तो वे समय की बचत करेंगे और होटल कई विकल्प प्रदान कर सकते हैं, जिससे बजट के साथ मूल्य निर्धारण में अंतर होगा। होटल को अधिक से अधिक जानकारी देना हर किसी का समय बचाता है और बजट पर बचत कर सकता है।
चुनौती # 3 प्रौद्योगिकी के साथ रखते हुए। एक तकनीकी वातावरण में जो बिजली की गति से आगे बढ़ रहा है, वर्तमान में रहना और उत्पादकता को पूरा करने के लिए प्रौद्योगिकी के प्रभाव का जानकार चुनौतीपूर्ण हो सकता है। यह महसूस करते हुए कि सहस्राब्दी उपस्थितगण अपने तकनीकी ज्ञान, प्रौद्योगिकी अनुप्रयोगों और उम्मीदों से आगे बढ़ सकते हैं। यहां तक कि चुनिंदा संगठनों के भीतर के नेतृत्व को भी समझ में नहीं आता है कि कैसे प्रौद्योगिकी आज बैठकों के अनुभव में क्रांतिकारी बदलाव ला रही है।
सुझाया गया समाधान: तकनीकी प्रगति के साथ वर्तमान और बाहर रहना हर बैठक, सम्मेलन या सामाजिक सभा के सफल परिणाम के लिए महत्वपूर्ण है। हां, कुछ दीर्घकालिक अभ्यास अभी भी बेशकीमती हैं जैसे कि सफेद बोर्ड और एलसीडी खिलाड़ी। लेकिन अटेंडी डिवाइसेस के साथ उलझना मीटिंग की सीख का शाब्दिक रूप से संघर्षों के हाथों में डालता है जो एक ऐसी पीढ़ी के भीतर गूंजता है जो टेक्सटिंग, सोशल मीडिया पोस्ट्स, इंटरैक्टिव ऐप्स और बहुत कुछ पर बढ़ता है। ये वे उपकरण हैं जो वे अपने रोजमर्रा के जीवन के लिए उपयोग करते हैं, और वे उपकरण होने चाहिए जिनकी वे उनके और उनके नियोक्ता की सफलता के लिए महत्वपूर्ण बैठकों के भीतर उपयोग करने की उम्मीद कर सकते हैं।
चुनौती # 4 रचनात्मकता की कमी। बिग ब्रांड होटल की कॉर्पोरेट नौकरशाही आंशिक रूप से योजना प्रक्रिया में अधिक रचनात्मकता के लिए योजनाकारों की मांग, और कहीं अधिक लचीले व्यापारिक वातावरण के लिए जिम्मेदार है। बड़े होटल ब्रांडों में अक्सर कॉर्पोरेट नीतियां होती हैं जो योजनाकारों के लिए अंतिम बैठक के अनुभव बनाने की सीमाओं को धक्का दे सकती हैं। लेकिन नवाचार और मूल घटनाओं की आवश्यकता, प्रौद्योगिकी के कल्पनाशील उपयोग, प्रभावी टीम वर्किंग अभ्यास, यहां तक कि सबसे अधिक कोशिश की गई और सही स्थलों पर नए अनुभव, और विविध, टिकाऊ और स्वस्थ भोजन को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है।
सुझाए गए समाधान: एक होटल या रिसॉर्ट के साथ भागीदार जो रचनात्मक रूप से योजनाकारों और समूहों के साथ काम करता है ताकि एक विशिष्ट समूह और बैठक के उद्देश्यों के सेट के लिए अनुकूलित बैठक का निर्माण किया जा सके। स्वतंत्र और छोटे ब्रांड के गुण, उनकी स्वतंत्रता के स्वभाव से, पेशेवर योजनाकारों और समूहों के बैठक लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए रचनात्मक रूप से खोज और मदद करने की योजना में माहिर साबित हुए हैं, ऐसा करने के लिए आउट-ऑफ-द-बॉक्स सोच के साथ, बहुत ही अनोखा समूह पहल, और रन-ऑफ-द-द-मिल टीमबिल्डिंग प्रोग्रामिंग से बहुत दूर। निजी गंतव्य प्रबंधन कंपनियां भी एक महत्वपूर्ण संसाधन हो सकती हैं, और टेनो उनके साथ साझेदारी करने का सुझाव देता है ताकि एक शहर या गंतव्य को स्थानीय संसाधनों और आकर्षण को अधिकतम करने के लिए मेहमानों को पूरा करने में मदद मिल सके।
चुनौती # 5 खाद्य और पेय पदार्थों की बढ़ती जटिलता और बढ़ती लागत। जैसे-जैसे आबादी अधिक विविध होती जाती है, खाद्य प्राथमिकताएं और आहार संबंधी आवश्यकताएं और अधिक जटिल होती जाती हैं। कल्याण और स्थिरता के मुद्दों के बारे में बढ़ती जागरूकता एक ऐसे मिश्रण में जुड़ती है जो अधिक समस्याग्रस्त और महंगा हो सकता है। पेलियो, कीटो, पेसेटेरियन, शाकाहारी और धार्मिक आहार अनुरोध 2019 में सम्मेलन भोजन में नवीनतम रुझानों में से हैं। उत्तरदाताओं ने लागत कम रखने और कचरे को खत्म करने के लिए भोजन के बेहतर प्रबंधन के लिए भी कहा।
सुझाया गया समाधान: यह एक ऐसा क्षेत्र है जहां स्वतंत्र और छोटे ब्रांड के होटल योजनाकार के लिए अल्ट्रा-क्रिएटिव हो सकते हैं क्योंकि वे अधिक उद्यमशील और रचनात्मक मोड में हैं, जो बड़े-ब्रांड की आवश्यकताओं और बाधाओं से कम प्रतिबंधित हैं। वे आम तौर पर कम लागत के साथ अधिक रचनात्मक उत्पाद पेश कर सकते हैं। नियोजन प्रक्रिया की शुरुआत में और बजट बाधाओं के बारे में स्पष्ट होने के कारण इन संपत्तियों से रसोइये और भोज प्रबंधकों के साथ काम करके, अधिकतम रचनात्मकता प्राप्त करते हुए भोजन और पेय पर गंभीर बचत प्राप्त करना संभव है।
